Hoe een logistiek kantoor KYC-dossiers samenstelt zonder senior-uren

Hoe dit er meestal uitziet

Let op: onderstaande beschrijving weerspiegelt hoe dit type werk doorgaans is ingericht bij logistieke en expeditiekantoren die klant- en tegenpartij-onboarding op volume doen. Dit is een schets op genreniveau; wij hebben geen inzicht in uw specifieke proces.

Een nieuwe klant of tegenpartij levert documenten aan: een KvK-uittreksel, een UBO-verklaring, een identiteitsbewijs, en bij AEO-gecertificeerde ketens soms aanvullende douanestukken. Een compliance-medewerker controleert de volledigheid tegen een interne checklist, toetst namen tegen sanctie- en PEP-lijsten, en vraagt ontbrekende stukken na bij de klant. Zodra het dossier compleet is, stelt iemand een dossiersamenvatting op voor de senior die tekent, want een fout hier raakt niet alleen de klantrelatie maar de Wwft-verplichting van het kantoor zelf.

In kantoren die dit op volume doen, zitten de stappen volledigheidscheck, lijst-toetsing en samenvatting waar de meeste tijd in gaat zitten. Dat werk is gestructureerd. Het volgt een vaste logica, maar wordt nu handmatig gedaan, vaak aan het einde van de dag als de senior tijd vindt.

Waar de methode toepast

De Orellis-methode begint met een operations map: elke terugkerende taak van meer dan 30 minuten per week, gescoord op frequentie × pijn × AI-geschiktheid.

In dit dossierproces scoren de taken hoog op AI-geschiktheid als ze drie kenmerken delen:

• Ze volgen een vaste beslisboom. "Staat document X in het dossier? Zo ja, ga door. Zo niet, vraag na." Dat is mechanische logica: makkelijk te definiëren, makkelijk te controleren.
• Ze werken met gestructureerde of semi-gestructureerde input. KvK-uittreksels en UBO-verklaringen volgen herkenbare formats. Naam, geboortedatum, functie en belangpercentage zijn betrouwbaar te extraheren met een goed geprompt AI-systeem en een vastgelegd outputschema.
• Ze leveren een concept voor de beoordelaar. De AI stelt de volledigheidscheck, de lijst-vlag en de dossiersamenvatting op als concept. De beoordelaar corrigeert en tekent voordat er iets naar een klant, register of toezichthouder gaat.

De automatiseringsgrens die wij zouden trekken

De belangrijkste beslissing in dit traject is waar de grens ligt. Wat te automatiseren is het makkelijke deel.

AI doet:

• Volledigheidscheck tegen een vaste documentenlijst
• Veldextractie uit KvK-uittreksel en UBO-verklaring (naam, geboortedatum, functie, percentage belang)
• Sanctie- en PEP-lijst vergelijking: een mechanische matching die een mogelijke treffer vlagt, nooit vrijgeeft
• Conceptdossiersamenvatting voor de beoordelaar
• Conceptstatusupdate aan de klant over ontbrekende stukken, voor verzending door de beoordelaar

Beoordelaar houdt:

• De uiteindelijke beoordeling van elke sanctie- of PEP-treffer
• Interpretatie van afwijkende gevallen
• De risicoclassificatie die de Wwft van het kantoor vereist
• Eindtekening op elk dossier
• Alle contact met toezichthouders

Deze grens weerspiegelt zowel waar AI betrouwbaar is als waar de Wwft en de EU AI Act gedocumenteerde menselijke controle vereisen bij besluiten met een gereguleerd karakter.

Wat de bouw eruitziet

Orellis bouwt managed agents via Anthropic's Claude API, op infrastructuur ontworpen voor EU-dataresidentie (geen dataoverdracht naar de VS nodig voor de documentinhoud). Het systeem werkt met uw intake-data: aangeleverde documenten en formulieroutput. Elke prompt en output wordt gelogd met tijdstempel en operator-ID.

De operator — uw compliance-medewerker of officemanager — bedient het systeem. Orellis bouwt het en draagt het over. Het runbook beschrijft: hoe te starten, hoe te stoppen, wat te doen bij een onverwachte output, wanneer de systeemprompt te herzien.

Wij bepalen de scope tijdens het traject zelf. Wij noemen geen vast bouwbedrag voordat wij uw huidige intakeproces hebben doorgenomen.

Wat deze teardown niet claimt

• Dit is een beschrijving van hoe wij het probleem zouden aanpakken, geen claim dat wij dit voor een klant hebben geleverd.
• Tijdsbesparing en kostenreductie hangen af van uw huidige volume, documentkwaliteit en de snelheid van uw beoordelaar. Wij noemen geen getal voordat wij de operations map hebben gemaakt.
• Het voegt een gedocumenteerde human-in-the-loop-laag toe aan uw bestaande proces. De Wwft-verantwoordelijkheid blijft waar die al ligt: bij het kantoor.

Wilt u cijfers, dan is het eerlijke pad: de audit doorlopen, het proces in kaart brengen, en meten. Dat gesprek plannen wij gratis.